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correspondencia

 

As plataformas de gestão de correspondência, permitem a gestão de entradas e saídas de toda a correspondência de uma empresa. Hoje a correspondência tem o método tradicional, a carta e os vários métodos digitais, por exemplo o Email ou os tão conhecidos chats.

 

Em qualquer um destes métodos é possível que fique registado toda a informação enviada/recebida e em alguns casos até de forma automática.

 

No caso tradicional da carta, um dos processos mais usados é a digitalização do documento e o seu OCR (Reconhecimento ótico de caracteres), assim um documento passa do papel para o digital com a vantagem de ficar pesquisável pelo conteúdo do mesmo.

 

No caso de correspondência digital, com algumas parametrizações é possível registar grande parte das comunicações de forma automática, um dos processos mais usados a partir do email é a criação de uma caixa email de departamento, onde todos os emails relevantes daquele departamento serão registados automaticamente na plataforma através do mesmo.

Ainda no digital, grande parte dos chats têm ferramentas de integração que permitem seja registar ou criar mensagens de forma automática.

 

Assim conseguiríamos ter a informação toda num único sítio e de forma digital, mas e agora?

 

Após toda a informação ser registada devidamente é possível geri-la, através de fluxos de informação.

Um fluxo de informação de uma forma genérica não é nada mais que, de onde vêm o documento, para onde vai, como vai e se necessário quem o aprova. No caso da gestão de correspondência, pode passar por um ou vários aprovadores, que têm como objetivo garantir a fiabilidade da informação e ainda validar se o próximo a receber tal informação deve ou não a receber.

 

Em conclusão através do registo da correspondência, conseguiria ter com clareza a certeza de quem recebeu a informação, quem a aprovou, quem a leu e ainda ficar com um arquivo digital com possibilidade de pesquisa de informação.